Opties voor 'delen' in Google Drive

UPDATE Delen in Google Drive ziet er sinds mei 2020 anders uit, zie hier de nieuwste post

Een bestand dat of een map die je in je 'Mijn Schijf' plaatst, zal standaard (of de beheerder van je GAFE omgeving heeft het anders ingesteld) alleen zichtbaar zijn voor jou.

Je hebt vervolgens meerdere opties om bestanden en mappen te delen in Google Drive.
We zetten ze hier (de voornaamste) op een rijtje.

Download deze handleiding als PDF.

1 Alle wegen leiden naar 'delen'
2 Opties voor delen
2.1 Opties van een GAFE account vs een persoonlijk account
2.2 Algemene deelinstellingen
2.3 Delen met groepen of individuen
2.4 Specifieke deelinstellingen
3 Delen via Gmail
4 Opmerkingen
5 Bronnen

1 Alle wegen leiden naar 'delen'

Je kan starten met delen door op het bestand/map te gaan staan en vervolgens:

- rechtermuisklik > delen, te kiezen;

- rechtsboven op het icoontje voor delen te te klikken.

In een geopend item, kan je kiezen voor:

- bestand > delen

- het icoontje voor delen rechtsboven in het bestand.

Naar top

2 Opties voor delen

2.1 Opties van een GAFE account vs een persoonlijk account

Afhankelijk van of je werkt met een GAFE account (je school) of een persoonlijk Google account, zijn de mogelijkheden verschillend.
 Voornaamste verschillen:

• Met een GAFE account, heb je de mogelijkheid een bestand binnen je 'domein' te houden. Bijvoorbeeld: iedereen die de link van een bestand heeft én een account heeft met bijv. @verpleegopleiding-genk.be als domeinnaam.
• In een GAFE organisatie, kan je delen met bepaalde 'groepen' (klassen) die centraal aangemaakt werden.

Verder gaan we steeds uit van een GAFE account.

Naar top

2.2 Algemene deelinstellingen

Je kan een bestand met één persoon, twee groepen, ... delen. Maar je kan ook algemene deelinstellingen bepalen, zodat bijv. iedereen met de link het bestand kan openen. Ongeacht wie het is of in welke groep hij zich bevindt.

Na het kiezen voor delen, krijg je onderstaand venster. Om alle opties te kunnen zien, kies je voor 'geavanceerd'.

In principe is een bestand standaard alleen met jou gedeeld (1). Naast delen met specifieke mensen (zie lager) kan je algemene instellingen bepalen via 'wijzigen' (2).

Vervolgens zie je indien aangemeld met je GAFE account volgende opties (3 en 4 zie je niet met een persoonlijk account):

- Het bestand kan in principe door iedereen gezocht en gevonden worden. Het is openbaar beschikbaar op het web. Je dient niet in te loggen om het te openen (1), je moet ook geen lid zijn van de GAFE organisatie;
- Iedereen die de link krijgt, kan het bestand openen. Het kan niet gezocht worden (in bijv. Google zoeken), maar wie dan ook de link bezorgd krijgt, kan het bestand openen (2);
- (3) Iedereen binnen de organisatie van je school, kan het bestand zoeken in Drive en openen. Komt de link terecht bij een externe, zal deze het niet kunnen openen;
- (4) Iedereen binnen de GAFE organisatie, die de link krijgt/ergens op de link klikt, kan het openen. Ze kunnen het niet vinden door te zoeken in hun Drive: je zal de link dus via een mail, op Intranet, Google+, in een ander bestand ... moeten aanbieden;
- (5) Klaar? Kies dan voor opslaan.

Zodra je een optie hebt aangeklikt, kan je gaan bepalen 'wat' die mensen met je bestand kunnen doen (mappen hebben alleen optie 1 en 2, bestanden 1,2 en 3):

- mogen bewerken (in dit voorbeeld): iedereen binnen het domein HBO Verpleegkunde Genk, kan het bestand openen én er in werken.
- mogen weergeven (in dit voorbeeld): iedereen binnen het domein HBO Verpleegkunde Genk, kan het bestand bekijken. Ze kunnen er echter géén wijzigingen in aanbrengen. Hoogstens (als je dat toelaat, zie verder) er een kopie van maken, downloaden. Maar in het bronbestand kunnen ze niets veranderen.
- mogen reageren (in dit voorbeeld): iedereen binnen het domein HBO Verpleegkunde Genk, kan opmerkingen (tekstballonnetjes) die werden toegevoegd, bekijken en zelf aanmaken. Ze kunnen NIETS veranderen in de eigenlijke tekst. Alleen reageren in de marge.

Naar top

2.3 Delen met groepen of individuen

Naast algemene instellingen, kan je ook met specifieke mensen of groepen een bestand delen.

Onder 'mensen uitnodigen' (1) begin je met het typen van een persoon/groep. Indien deze gekend is in het systeem, zal deze verschijnen en klik je hem aan, zodat volledig typen niet nodig is.

Vervolgens bepaal je wat deze mensen kunnen: bewerken, weergeven of reageren (2) (zie ook 2.2 voor specifiekere uitleg).

Je kan bepalen of iemand op de hoogte gesteld wordt via mail, dat je iets met hem gedeeld hebt.

Standaard staat dit aan (1):

Zinvol: je hebt iets met een collega gedeeld, je gaat hier samen in werken.

Niet zinvol: je deelt iets met een grote groep als 'weergeven' en je post deze link later op je blog, Intranet, Google+ ... of ander medium. Dan heeft het m.i. geen zin om dit ook nog per mail te laten weten, ze zullen het te zijner tijd wel zien verschijnen.

Wil je zelf een kopie krijgen van de uitnodiging tot samenwerken, kan je dit aanvinken. Ook kan je ervoor kiezen, dat het bestand zelf al volledig zichtbaar is in de mail die bij de betrokkene terecht komt (2).

Naar top

2.4 Specifieke deelinstellingen

- Je kan vermijden, dat mensen die mogen bewerken, ook andere personen en groepen kunnen toevoegen aan de deelrechten. Standaard kan een 'bewerker' dat dus wel.

Vink dan aan 'Voorkomen dat bewerkers toegangsrechten ...'. (1)

- Je kan vermijden, dat mensen die mogen weergeven en reageren, je bestand kunnen downloaden, afdrukken of kopiëren (er bestaan natuurlijk altijd screenshots en dergelijke, maar de opties worden toch al sterk beperkt).

Vink aan 'opties voor downloaden, afdrukken, ... uitschakelen'. (2)

Je kan ook het delen, beperken in tijd. Mensen kunnen weergeven/reageren gedurende 30 dagen, of tot een specifieke datum. Met de optie 'bewerken' is dit niet mogelijk.

Hou je cursor achter een persoon/groep met wie je hebt gedeeld. Een 'klokje' verschijnt. Klik er op en kies de periode of datum.

Naar top

3 Delen via Gmail

Je kan een bestand ook rechtstreeks vanuit je Gmail applicatie met iemand delen.

Het voordeel ten opzichte van een 'gewone' bijlage is dubbel:

- de bestandsgrootte maakt niks uit, kan een map zijn met 3264 foto's;

- de 'geadresseerde' heeft steeds de laatste versie: eigenlijk deel je een link. Dus als je het bestand deelt via mail, de persoon in kwestie opent deze enkele dagen later en je hebt intussen wijzigingen aangebracht: Geen probleem, hij zal de laatste versie zien, aangezien deze doorlinkt naar Drive.

(iedereen kent het verschijnsel wel, dat er een 'echte' bijlage gemaild wordt, herwerkt wordt, opnieuw gemaild wordt ... en na een tijdje weet je niet meer wat de meest up-to-date versie is).

Open Gmail en maak een nieuw bericht. Kies onderaan niet voor de traditionele bijlage (1) maar voor het Drive icoontje (2)

Kies/zoek vervolgens het bestand (map mag ook) dat je per mail wil delen (1).

Je kan kiezen voor delen als 'Drive link' of als 'bijlage' (2): kiezen voor bijlage heeft géén zin als het een Google Doc, spreadsheet, ... is. Je kiest alleen voor bijlage als het bijvoorbeeld gaat om een Word bestand, een PDF, ... (het bestand wordt dan wel fysiek toegevoegd, wijzigingen zullen als je toch kiest voor bijlage NIET zichtbaar zijn voor de geadresseerde).

Kies 'invoegen' (3).

Vermits het (als je Drive link gekozen hebt) gaat om een link naar een item in je Drive, moet het gedeeld zijn met de persoon in kwestie.

Geen probleem, als je dat nog niet gedaan hebt, verschijnt de melding alsnog en kan je dat gewoon vanuit je Gmail.

Er wordt een optie gesuggereerd, hier 'iedereen met de link mag weergeven' (1). Dit houdt in, dat als de geadresseerde de mail doorstuurt, anderen de 'bijlage' ook kunnen openen. Een beetje zoals een 'gewone' bijlage, die kan ook doorgestuurd worden.

Je kan echter via 'opties' (2) instellen dat alléén de ontvanger van de mail de bijlage kan openen: hij kan de mail wel doorsturen, maar anderen krijgen de link naar het bestand niet open. Mooie optie.

Naar top

4 Opmerkingen

- Als je een map maakt en deze bijvoorbeeld deelt als 'iedereen met de link mag bewerken', zal ieder bestand dat je in die map plaatst, dezelfde rechten overnemen. Het is wél mogelijk deze rechten op bestandsniveau aan te passen: dus alle bestanden staan op 'bewerken' maar voor eentje stel je apart in 'weergeven';

- Volgens Google kan  er tot 50 personen tegelijk in een bestand gewerkt worden. Het kan wel door meer mensen op hetzelfde ogenblik bekeken worden;

- Personen met wie je deelt, vinden dit bestand in hun Drive terug in de map 'Gedeeld met mij'. Vandaar kunnen zij het wel verplaatsten naar (een map in) Mijn Schijf;

- Alléén de eigenaar van een bestand kan een bestand 'echt' verwijderen. Als een bewerker dit doet, zal het weliswaar uit zijn map verwijderd worden, maar niet bij andere bewerkers, kijkers, ...;

- Je kan het eigenaarschap van een map overdragen, door via 'delen' op een bewerker te klikken en zijn status te veranderen in 'eigenaar'. Jij wordt dan vanzelf 'bewerker'.

Naar top

5 Bronnen

Google Drive-bestanden en -mappen delen - Computer - Drive Help. (2016).Support.google.com. Retrieved 3 June 2016, from https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=nl&ref_topic=7000947&authuser=0

Bestanden invoegen in Gmail met Google Drive - Gmail Help. (2016).Support.google.com. Retrieved 3 June 2016, from https://support.google.com/mail/answer/2480713?hl=nl

Naar top

Bestanden (én mappen) aan meerdere locaties toevoegen in Drive

Laatste update woensdag 22/1/2020

Open PDF versie

Hoewel ietwat verborgen, kan je éénzelfde bestand en map, op meerdere locaties in je Drive plaatsen.

Dit is dus niet hetzelfde als verplaatsen, waarbij het item zich nog steeds slechts op één enkele locatie zal bevinden.

Voordeel: Door het bestand op één locatie te bewerken, verandert het ook in de andere mappen.

Moeilijkheid: Het verwijderen van een 'gespiegeld' bestand is niet zo eenvoudig.

1 Een map/bestand toevoegen aan meerdere locaties 

Ga op het bestand dat/de map die je wil toevoegen aan een tweede locatie staan.

Druk vervolgens gelijktijdig op de toetsen shift+z. (1).

Vervolgens selecteer je de map waaraan je het bestand/de map wil toevoegen (2).

Kies dan ook 'toevoegen' (3).

Iedere wijziging, toevoeging, verwijdering, ... die je nu toepast op het bestand/ de map op één van de locaties, zal eveneens doorgevoerd worden op de andere locaties.

Indien je een map 'gespiegeld' hebt, en je voegt aan de map bestanden toe, zullen deze ook toegevoegd worden aan de andere versie van die map.

2 Een map/bestand verwijderen van één locatie

Indien je een item dat je hebt gespiegeld, op eender welke locatie via de normale weg naar de prullenbak verwijdert, zal het op alle locaties verwijderd worden.

Via deze weg lukt het wel.

Ga op het te verwijderen item staan (in dit voorbeeld een 'map').
Open de details van het item via (1) en dan (2).
De locaties van de map worden weergegeven (3).
Klik op het kruisje achter het item (4) om het van de gewenste locatie te verwijderen.

3 Bronnen

Adding Files to Multiple Folders in Google Drive. (2015). TeachingForward. Retrieved 30 May 2016, from http://teachingforward.net/2015/09/06/adding-files-to-multiple-folders-in-google-drive/

Kopieer een map in Google Drive

Vanaf 1/2/2021 ben ik niet meer werkzaam voor HBO Verpleegkunde Genk, en onderhoud ik deze handleiding die eigendom blijft van de school niet langer. Eventuele toekomstige updates zullen dan ook van de hand zijn van mijn collega's in Genk. Wouter Buelens

In je Online Google Drive (browserversie), is er geen standaard mogelijkheid om een map te kopiëren. Hiervoor dien je een extra stukje software te installeren.
Er zijn meerdere mogelijkheden, ik geef hier de Chrome App Copy Folder als voorbeeld

De Chrome App Copy Folder

Als je werkt met de Chrome Browser, is het mogelijk om in de Chrome Webstore de app 'Copy Folder' te installeren.

Deze laat je toe een map naar keuze te dupliceren en geeft bepaalde mogelijkheden in verband met het delen van deze map.

Volgende stappen dien je eenmalig uit te voeren: de instellingen worden in je Google Account opgeslagen.

Open deze link en kies voor 'toevoegen aan Chrome'.

Klik op 'review permissions'.

 Kies vervolgens voor toestaan.

Als je toegang hebt tot de Chrome Apps, zie je Copy Folder nu staan tussen je andere apps en kan de toepassing telkens je dit wenst daar openen. Zo niet (lijkt me op Chromebooks het geval) sla je de link van Copy Folder best op als bladwijzer in je bladwijzerbalk.

Open de app of de link van Copy Folder. Je kan de link van de map die gekopieerd moet worden plakken (1) of gewoon de map zoeken en selecteren in Drive (2).

Kies de juiste map (1) en klik op 'selecte' (2)

Als het de gewenste map is, klik next

Geef desgewenst aan andere naam

Je kan ervoor kiezen om ook de deelrechten van de map mee te kopiëren (1). Vervolgens kan je de map op dezelfde plaats als de originele laten terechtkomen, in je hoofdmap 'Mijn Drive' of op een plaats naar keuze (2). Voor deze laatste optie, dien je de link van de map waarin de kopie moet terechtkomen kopiëren en plakken (3). Klik next.

Er verschijnt nog eens een overzichtsvenster. Al alles in orde is, kies 'copy folder'. Afhankelijk van je mappen, submappen en bestanden, kan het vervolgens even duren voor alles gekopieerd werd op de door jou gekozen locatie.

Grafieken in Google Slides/Docs updaten op basis van een spreadsheet

Sinds de laatste update van Google Slides en Google Documenten is het mogelijk om grafieken, diagrammen, ... in te voegen die gelinkt zijn aan een spreadsheet met data.

Voordeel: indien de data in de spreadsheet wijzigen, worden je diagrammen, grafieken, ... mee geüpdatet. Je moet deze in je document of presentatie niet opnieuw gaan invoegen, aanpassen ... dit gebeurt mits één enkele muisklik.

In dit filmpje een voorbeeld van data die binnenkomen via een Google Form. De grafieken van deze gegevens updaten in een Google Presentatie indien er nieuwe inzendingen binnenkomen.

Controleer online je spelling

Op de website spelling.nu kan je zinnen, stukken tekst, ... ingeven ter controle op spelling- en grammaticale fouten ... Het systeem geeft suggesties om te verbeteren. Misschien niet waterdicht, maar wel handig.

Bekijk hoe het werkt in onderstaand filmpje van 30 sekonden, of is het seconden?

 Bron

Symbaloo Niewsbrief, 18 mei 2016.

Google Spaces

Komt het in de plaats van community's? ... Is het een aanvulling op ... Ik ben er zelf nog niet helemaal uit.
Google noemt Spaces een manier om in kleine groepen materiaal (links, video's, berichten, foto's ...) te delen.

Pluspunten:
- mooi visueel resultaat;
- rechtstreeks delen vanuit je Google foto's, Youtube, Google zoeken, ...;
- makkelijk om mensen uit te nodigen.

Bedenkingen:
- welk ander Google onderdeel vervangt het?;
- (op moment van schrijven nog) niet voor Google apps for Edu accounts.

1 Inloggen

Inloggen kan dus (op 18/5/2016) alleen met een persoonlijke Google account, door te gaan naar https://get.google.com/spaces/

2 Het dashboard

In je dashboard zie je een overzicht van jouw groepen (of die waarvan je lid bent) (1). Je kan nieuwe groepen maken (2) en ziet aan de rechterzijde je activiteiten: dit zijn reacties, posts, ... van anderen, niet wat jij gedaan hebt (3).
Vele posts in vele groepen: dan kan je info zoeken (4).
Je kan direct vanuit je dashboard een post plaatsen (5) en dan een groep selecteren voor de post.
Via de instellingen (6) kan je bijvoorbeeld je (pop-up)meldingen aan- of uitzetten.

3 Een post plaatsen

Dit kan overal waar je de post-knop (1) ziet staan. Vervolgens kies je de gewenste groep.
Of je opent eerst de groep en plaatst dan een post (2).
Op PC kan dit een link, foto, bericht zijn.

In de (Android) app heb je als extra rechtstreeks zoeken in Google en posten. Ook plaatsen van Youtube filmpjes is direct mogelijk. Ik weet eigenlijk niet waarom dit niet kan op PC?

Je kan geen labels, filters, ... meegeven aan je post (zoals dit bijvoorbeeld wel kan in een Google+ community).

4 Een groep maken

In je dashboard klik je op groep maken.

Je kan een naam geven, een achtergrondafbeelding in voegen (van jezelf of uit de galerij) en eventueel kleuraccenten bepalen.

Via de instellingen-knop, kan je dit te allen tijde aanpassen, alsook de groep verwijderen of negeren: je krijgt dan geen meldingen meer.

5 Een groep delen

Dit kan door te klikken op 'uitnodigen via'.

Je krijgt drie mogelijkheden (op PC) om dit vervolgens te doen (op je smartphone openen zich alle op je toestel geïnstalleerde opties om te delen).

Rechtstreeks op Facebook kan, Google+ zie ik niet?

De persoon die de link ontvangt, kan de uitnodiging al dan niet accepteren.

Iedereen die de link in handen krijgt kan deelnemen. Uitgenodigden kunnen hem dus verder sharen.

Je kan de link echter zelf disablen: iedereen die lid is blijft lid, maar de link werkt niet meer voor nieuwe leden.

Je kan achteraf via groepsinstellingen > mensen in deze groep, weer een nieuwe link activeren/aanmaken.

Google Docs: de functie 'onderzoeken' gebruiken

Er is een update van dit artikel Onderzoeken werd verkennen (30/9/2016)
Er is een update van dit artikel Citeren terug mogelijk in Google Docs (06/12/2016)

De in Google Documenten aanwezige functie 'onderzoeken' laat je toe:

- elke term in een Google Document rechtstreeks op te zoeken in de Google zoekmachine (of Google Scholar);
- hyperlinks van websites gerelateerd aan de term in te voegen in je tekst;
- citaten van websites gerelateerd aan de term in te voegen als voetnoot in je tekst;
- afbeeldingen gerelateerd aan je zoekterm eenvoudig te slepen in je document, waarbij er direct een citaat voor wordt aangemaakt in een voetnoot.

1 Citaten en hyperlinks
1.1 Voorbeeld
1.2 Link invoegen
1.3 Citaten
2 Afbeeldingen invoegen

Download als PDF

1 Citaten en hyperlinks

Google 'onderzoeken' activeer je eenvoudig door op een term te gaan staan > rechtermuisklik (1) > onderzoeken (2) te kiezen.

De zoekresultaten verschijnen rechts van je tekstbestand (1). Standaard zal er 'gewoon' in Google gezocht worden, je kan dit wijzigen in afbeeldingen (zie 2 Afbeeldingen invoegen), Google Scholar (lees meer over Google Scholar).

Naar top

1.1 Voorbeeld

De eerste mogelijkheid die je hebt met de getoonde resultaten is 'voorbeeld'. Hou je cursor op een resultaat (1) (niet klikken). Onderaan verschijnen drie mogelijkheden, indien je kiest voor (voorbeeld) (2) verschijnt er links van de resultaten een preview van de website (3).

Naar top

1.2 Link invoegen

Je kan tevens een hyperlink naar een website in je zoekresultaten weergeven. Je kan je lezer zo verwijzen naar extra info, materiaal waarop je je werk gebaseerd hebt.

Hou je cursor op het gewenste resultaat en klik op 'link invoegen' (1). Op de plaats in je tekst waar op dat ogenblik je cursor stond, zal de link naar de site geplaatst worden met als tekst de titel van de webpagina (2) (welke je natuurlijk kan wijzigen).

Naar top

1.3 Citaten

Je kan ten derde een citaat van een gebruikte website 'aanhalen' (1). Op de plaats waar je cursor op dat ogenblik stond, zal mits een nummer naar het citaat verwezen worden (2).

Je vindt dit terug in de voetnoot van dezelfde pagina (3).

NB Je kan de citaatopmaak aanpassen (APA, Chicago ...) door te klikken op het zwarte pijltje onderaan je zoekterm (1). Door terug op het pijtje te klikken (2), klap je het menu weer dicht.

Naar top

2 Afbeeldingen invoegen

Je kan voor de term waar je 'onderzoeken' op hebt toegepast, ook afbeeldingen zoeken en invoegen.

Rechtermuisklik op de term > onderzoeken. Verander de filter waarop je wil zoeken in 'afbeeldingen' (1). De gevonden resultaten op basis van je zoekterm verschijnen (2).

Sleep de gewenste afbeelding naar de gewenste locatie in je tekst door op de afbeelding te gaan staan en je linkermuisknop ingedrukt te houden

De afbeelding wordt ingevoegd in je tekst en er wordt een verwijzing als voetnoot toegevoegd.

NB: door op het zwarte pijltje onder je zoekterm te klikken, kan je de gebruiksrechten en de citaatopmaak aanpassen.

Naar top