woensdag 6 september 2017

Google Drive: tien veelgestelde vragen

Bij deze een oplijsting van de meest gestelde vragen over Google Drive en hun oplossing.
Suggesties om toe te voegen? Altijd welkom.




1 Hoe plaats ik éénzelfde bestand in meerdere mappen?
2 Hoe kan ik zien wat er recent in een map gebeurd is?
3 Hoe maak ik bestanden offline beschikbaar?
4 Hoe kan ik een map kopiëren?
5 Hoe kan ik zien welke wijzigingen door wie in een bestand aangebracht zijn?
6 Hoe deel ik een map met bestanden, die anderen kunnen bewerken, maar ze kunnen niks verplaatsen uit die map?
7 Hoe zoek ik gericht een bestand in mijn Drive?
8 Hoe deel ik slechts tijdelijk een bestand met iemand?
9 Hoe kan ik een bestand delen en vermijden dat men het kan afdrukken, kopiëren en opslaan?
10 Hoe druk ik een Google Presentatie af als hand-outs?


1 Hoe plaats ik éénzelfde bestand in meerdere mappen?

Soms wil je één bestand op meerdere locaties plaatsen, maar wil je ook dat het op AL die locaties up-to-date blijft indien je wijzigingen aanbrengt.
Dat kan door de functie 'toevoegen' waardoor een 'spiegel' van het bestand aan één of meerdere mappen toegevoegd wordt.

Lees het uitgebreid artikel (oa wat als ik het bestand op één plaats weer wil verwijderen ...)

Ga op het gewenste bestand staan en druk gelijktijdig op shift+z.


Naar top

2 Hoe kan ik zien wat er recent in een map gebeurd is?

Dat kan via 'details weergeven'.
Je kan zo in één oogopslag, bijvoorbeeld, in het Portfolio van een student zien wat die de laatste tijd gewijzigd, toegevoegd, ... heeft.

Ga op de gewenste map/bestand staan, waarbinnen je wijzigingen wil weergeven.
Klik op het icoontje 'details weergeven'.


Naar top

3 Hoe maak ik bestanden offline beschikbaar?

Er zijn nog steeds (minder) plaatsen waar je niet over een internetverbinding kan beschikken.
Het is mogelijk om je Presentatie, Google Doc, ... zo in te stellen, dat het wél mogelijk is deze te openen en zelfs te bewerken.

Lees de stap-voor-stap werkwijze hier (alsook uitleg over offline beschikbaar maken op mobiel apparaat).



Naar top

4 Hoe kan ik een map kopiëren?

Dit kan niet standaard, door pakweg rechtermuisklik > map kopiëren. Nochtans kan het je soms aardig wat tijd besparen.
Je dient er een app/add-on voor te installeren.


Eenmalig dien je de Chrome app toe te voegen door linksboven onder je browserbalk op apps te klikken > webstore.
Om een map te kopiëren, dien je in de toekomst steeds via 'apps' te werken (niet rechtstreeks in Drive, vermits de toepassing hier naast je andere apps zal geïnstalleerd worden).


Je vindt de app door te zoeken op 'copy folder' > toevoegen aan Chrome
Doorloop de stappen ken permissies toe die onderweg gevraagd worden.


Indien je de app opent, kan je de te kopiëren map kiezen (1).
Geef een nieuwe naam (2).
Moet de nieuwe map, met dezelfde mensen gedeeld worden als de originele (3)?
Op welke locatie moet de nieuwe map terechtkomen (4)?


5 Hoe kan ik zien welke wijzigingen door wie in een bestand aangebracht zijn?

Lees het uitgebreid artikel hierover.

Dat kan, via de 'versiegeschiedenis'.
Van iedere Google Doc, Spreadsheet of Presentatie kan je dit zien.

- wie heeft wat wanneer gewijzigd;
- iets verwijderd uit een vorige versie en dit terug opvissen;
- een vorige versie terug instellen als de gepubliceerd.

Te bereiken via bestand > versiegeschiedenis > versiegeschiedenis bekijken


Aan de rechterzijde verschijnt een overzicht met aangebrachte wijzigingen en door wie.


Naar top

6 Hoe deel ik een map met bestanden, die anderen kunnen bewerken, maar ze kunnen niks verplaatsen uit die map?

Soms deel je een map met collega's en wil je dat ze de bestanden kunnen bewerken.
Maar je wil niet dat ze iets uit die map kunnen verplaatsen.
Makkelijkheidshalve, zetten we dan vaak de map op 'bewerken' zodat alles wat er in geplaatst wordt automatisch ook bewerkrechten krijgt.
Maar dan kan men bestanden UIT die map verplaatsen (voor organisatie binnen zijn eigen Drive) en 'verdwijnt' het uit je eigen map.

Vermijd dit door:
- de te delen map op 'weergeven' zetten (1)
- toegevoegde bestanden zet je vervolgens op 'bewerken' (2)
- de persoon die vervolgens toch iets uit je map wil verplaatsen of slepen, krijgt de melding dat dat niet kan (3).



NB dit kan in één keer: selecteer het bovenste bestand, houd de shift ingedrukt en klik op het onderste bestand.
Klik vervolgens op delen en kies 'bewerken' voor de gewenste personen.
De rechten voor alle bestanden worden in één keer aangepast.

Naar top

7 Hoe zoek ik gericht een bestand in mijn Drive?


Zeker als jijzelf en je organisatie 'op dreef' zijn en een massa bestanden en mappen van jezelf en met je gedeeld zijn, kan het soms lastig zijn dat ene bestand terug te vinden.
Google zou Google niet zijn, als je daarom ook uitgebreide zoekfuncties kan toepassen.


Geef bovenaan het zoekveld in Drive je zoekterm in. Klik achteraan op het driehoekje voor uitgebreide 'zoekopties'.
Geef bestandstype aan, eigenaar, waar er moet gezocht worden, ...


8 Hoe deel ik een bestand met iemand beperkt in de tijd?


Misschien wil je wel een bestand delen met iemand, maar slechts tot een bepaald tijdstip.
De kans is groot dat je dat gaat vergeten op het ogenblik zelf.
Dat kan, voor de rechten 'weergeven' en 'mag reageren' (niet voor 'bewerken') via de optie 'vervaltijd'.

Lees uitgebreide werkwijze.

Open de deelrechten van het gewenste bestand (kan ook een map zijn).
Achter de naam van de persoon of groep kan je op een 'klokje' klikken.
Stel in 30 dagen, 7 dagen, ... of een specifiek gewenst tijdstip.


Naar top

9 Hoe kan ik een bestand delen en vermijden dat men het kan afdrukken, kopiëren en opslaan?

Dat kan door naar de deelrechten van het gewenste bestand te gaan.
Helemaal onderaan kan je aanvinken 'Opties voor downloaden, afdrukken, ...'.

Let wel:
- dit is alleen voor mensen die op 'weergeven' of 'mag reageren' staan, bewerkers kunnen dit steeds;
- je stelt dit in voor iedereen die op 'weergeven' staat, je kan geen onderscheid maken tussen individuen of groepen;
- de optie om een printscreen te maken kan je natuurlijk niet uitschakelen, maar tekst selecteren en kopiëren kan bijvoorbeeld niet.


10 Hoe druk ik een presentatie af als hand-outs?


Je kiest dan niet voor bestand > afdrukken, maar wel de voorlaatste optie 'afdrukinstellingen en voorbeeld'.


Kies de gewenste instellingen en druk af of sla op als PDF